Kalau kamu bekerja sebagai admin—baik di kantor, sekolah, koperasi, toko, atau usaha kecil—maka satu aplikasi yang hampir pasti kamu buka setiap hari adalah Microsoft Excel.

Mulai dari:

• Rekap absensi
• Laporan keuangan
• Data inventaris
• Daftar pelanggan
• Sampai laporan bulanan pimpinan

Semua seringnya berakhir di Excel.

Tapi kabar baiknya, kamu tidak perlu menguasai ratusan rumus. Cukup kuasai beberapa rumus dasar Excel untuk admin, dan pekerjaanmu bisa jauh lebih cepat, rapi, dan minim kesalahan.

Mari kita bahas satu per satu dengan bahasa yang sederhana dan membumi.

1️⃣ Fungsi Dasar: Hitung-Hitungan yang Paling Sering Dipakai

✅ SUM – Menjumlahkan Data

Ini rumus paling wajib.

Misalnya kamu ingin menjumlahkan total pengeluaran dari sel B2 sampai B10:

=SUM(B2:B10)

Excel langsung menghitung totalnya.

💡 Cocok untuk:

• Total kas masuk & keluar
• Total penjualan harian
• Total stok barang

Daripada pakai kalkulator, cukup sekali ketik, hasil langsung keluar.

✅ AVERAGE – Menghitung Rata-rata

Kalau kamu ingin tahu rata-rata nilai, rata-rata penjualan, atau rata-rata kehadiran:

=AVERAGE(C2:C10)

Excel otomatis menghitung nilai tengahnya.

✅ COUNT & COUNTA – Menghitung Jumlah Data

Kadang admin perlu tahu berapa data yang masuk.

• COUNT → menghitung sel yang berisi angka
• COUNTA → menghitung semua sel yang terisi (angka atau teks)

Contoh:

=COUNT(A2:A20)

atau

=COUNTA(A2:A20)

Sederhana, tapi sangat membantu saat rekap data.

✅ MAX & MIN – Nilai Tertinggi & Terendah

Untuk mencari:

• Gaji terbesar
• Nilai tertinggi
• Stok terendah

Gunakan:

=MAX(A2:A20)
=MIN(A2:A20)

Ini sering dipakai dalam laporan ringkasan.

2️⃣ Fungsi Logika & Pencarian Data

Di sinilah admin mulai naik level.

✅ IF – Rumus Logika Sederhana

Rumus IF membantu mengambil keputusan otomatis berdasarkan kondisi.

Contoh:

=IF(A1>75; "Lulus"; "Remidi")

Artinya:

• Kalau nilai di A1 lebih dari 75 → tampil “Lulus”
• Kalau tidak → tampil “Remidi”

Contoh lain untuk admin keuangan:

=IF(B2>1000000; "Anggaran Besar"; "Normal")

Sangat berguna untuk klasifikasi data otomatis.

✅ VLOOKUP – Mencari Data di Tabel

Ini rumus favorit admin.

Misalnya kamu punya:

• Tabel kode barang
• Tabel daftar harga
• Tabel data karyawan

Kamu ingin mencari informasi berdasarkan kode tertentu.

Contoh:

=VLOOKUP(C5; M6:N8; 2; 0)

Artinya:

• Cari nilai di C5
• Lihat di tabel M6:N8
• Ambil data dari kolom ke-2
• Gunakan pencarian tepat (0)

Misalnya kamu ketik kode barang, maka harga otomatis muncul.

Ini sangat mempercepat pekerjaan inventaris dan administrasi data.

✅ SUMIF & COUNTIF – Hitung Berdasarkan Kriteria

Kadang admin perlu menjumlahkan data tertentu saja.

Contoh:
Menjumlahkan hanya penjualan dari cabang “Pontianak”.

=SUMIF(A2:A20; "Pontianak"; B2:B20)

Atau menghitung jumlah transaksi dengan status “Lunas”:

=COUNTIF(C2:C20; "Lunas")

Rumus ini sangat membantu membuat laporan yang lebih spesifik.

3️⃣ Fungsi Teks: Membersihkan Data

Sering kali data admin berantakan:

• Nama huruf kecil semua
• Huruf besar semua
• Spasi tidak konsisten

Di sinilah fungsi teks membantu.

✅ PROPER – Kapital di Awal Kata

=PROPER(A2)

Mengubah:

daniel nagata

Menjadi:

Daniel Nagata

✅ UPPER – Semua Huruf Besar

=UPPER(A2)

Cocok untuk:

• Kode barang
• Nomor dokumen

✅ LOWER – Semua Huruf Kecil

=LOWER(A2)

✅ CONCATENATE atau Tanda & – Menggabungkan Teks

Misalnya kamu ingin menggabungkan nama depan dan belakang:

=A2 & " " & B2

Atau:

=CONCATENATE(A2;" ";B2)

Sangat berguna untuk membuat ID otomatis atau format laporan tertentu.

4️⃣ Fungsi Waktu & Tanggal

Admin sering bekerja dengan deadline dan laporan harian.

✅ TODAY() – Tanggal Hari Ini

=TODAY()

Tanggal akan berubah otomatis setiap hari.

Cocok untuk:

• Laporan harian
• Tanggal cetak otomatis

✅ NOW() – Tanggal dan Jam Sekarang

=NOW()

Biasanya dipakai untuk log aktivitas atau pencatatan waktu.

5️⃣ Pivot Table – Ringkasan Data Super Cepat

Walau bukan rumus, Pivot Table adalah fitur wajib admin.

Dengan Pivot Table, kamu bisa:

• Ringkas ribuan data
• Hitung total per kategori
• Buat laporan dalam hitungan detik

Daripada hitung manual, Pivot jauh lebih cepat dan akurat.

Tips Penting untuk Admin Excel

🔹 Perhatikan Tanda Koma atau Titik Koma

Beberapa komputer menggunakan:

• ; (titik koma)
• atau , (koma)

Sesuaikan dengan pengaturan regional komputer kamu.

🔹 Gunakan Referensi Absolut ($)

Kalau kamu ingin sel acuan tidak berubah saat rumus disalin:

Contoh:

=$A$1

Tanda $ membuat posisi sel terkunci.

Ini penting saat membuat laporan dengan referensi tetap seperti pajak, diskon, atau tarif tetap.

Kenapa Admin Wajib Menguasai Ini?

Karena tugas admin bukan hanya input data.
Admin adalah penjaga kerapian informasi.

Dengan rumus dasar Excel:

• Laporan jadi lebih cepat selesai
• Kesalahan hitung berkurang
• Data lebih rapi
• Pimpinan lebih percaya

Dan yang paling penting:
Kamu terlihat profesional.

Penutup

Kamu tidak perlu jadi ahli Excel tingkat dewa. Cukup kuasai:

• SUM
• AVERAGE
• IF
• VLOOKUP
• SUMIF / COUNTIF
• Fungsi teks
• TODAY dan NOW

Itu saja sudah cukup membuat pekerjaan admin naik kelas.

Excel itu bukan soal rumus rumit. Excel itu soal kebiasaan yang benar.

Mulai hari ini, praktikkan satu rumus baru setiap minggu. Pelan-pelan, tapi konsisten.

Karena admin yang rapi bukan yang kerja paling lama, tapi yang kerja paling efisien.