Bagaimana Cara Mengurutkan Data Berdasarkan Banyak Kolom?

Anda mungkin pernah mengalami situasi di mana Anda memiliki data yang terdiri dari banyak kolom, misalnya nama, umur, jenis kelamin, pekerjaan, pendapatan, dan sebagainya. Anda ingin mengurutkan data tersebut berdasarkan beberapa kriteria, misalnya berdasarkan umur dari yang tertua ke yang termuda, kemudian berdasarkan pendapatan dari yang terendah ke yang tertinggi, dan seterusnya. Bagaimana cara melakukannya dengan mudah dan cepat menggunakan Excel?

Excel adalah salah satu aplikasi yang paling populer dan serbaguna untuk mengolah data. Excel memiliki banyak fitur dan fungsi yang dapat membantu Anda melakukan berbagai macam tugas, termasuk mengurutkan data. Mengurutkan data adalah proses mengatur data dalam urutan tertentu, baik secara menaik (ascending) atau menurun (descending), berdasarkan satu atau lebih kolom. Mengurutkan data dapat membantu Anda menganalisis, membandingkan, dan menemukan informasi yang Anda butuhkan dengan lebih mudah.

Dalam artikel ini, saya akan menjelaskan bagaimana cara mengurutkan data berdasarkan banyak kolom menggunakan Excel. Saya akan menggunakan contoh data berikut, yang berisi informasi tentang 10 orang:

 

Langkah 1: Pilih Data yang Ingin Diurutkan

Anda bisa memilih seluruh data atau sebagian data, tergantung pada kebutuhan Anda. Untuk memilih data, gunakan mouse atau keyboard. Misalnya, Anda bisa menekan tombol Ctrl+A untuk memilih seluruh data, atau Anda bisa menekan tombol Shift dan panah untuk memilih sebagian data.

Dalam contoh ini, saya akan memilih seluruh data, yaitu dari sel A1 sampai E11 (lihat gambar diatas). Anda bisa melihat bahwa data yang dipilih akan ditandai dengan garis putus-putus.

Langkah 2: Buka Menu Sort

Menu sort adalah menu yang berisi pilihan-pilihan untuk mengurutkan data. Anda dapat membuka menu sort dengan dua cara, yaitu melalui tab Home atau tab Data.

  • Melalui tab Home: Anda dapat menekan tombol Alt+H untuk membuka tab Home, kemudian menekan tombol S untuk membuka menu sort. Anda juga dapat mengklik ikon sort yang berada di grup Editing, seperti gambar berikut:

  • Melalui tab Data: Anda dapat menekan tombol Alt+A untuk membuka tab Data, kemudian menekan tombol S untuk membuka menu sort. Anda juga dapat mengklik ikon sort yang berada di grup Sort & Filter, seperti gambar berikut:

Dalam contoh ini, saya akan menggunakan cara pertama, yaitu melalui tab Home. Setelah Anda membuka menu sort, Anda akan melihat beberapa pilihan, yaitu Sort A to Z, Sort Z to A, Custom Sort, dan Sort by Color. Pilihan Sort A to Z dan Sort Z to A akan mengurutkan data berdasarkan satu kolom saja, sedangkan pilihan Custom Sort dan Sort by Color akan mengurutkan data berdasarkan lebih dari satu kolom.

Langkah 3: Pilih Custom Sort

Langkah ketiga yang harus Anda lakukan adalah memilih pilihan Custom Sort. Pilihan ini akan membuka kotak dialog Sort, yang memungkinkan Anda untuk mengatur kriteria pengurutan data berdasarkan banyak kolom. Anda dapat mengklik pilihan Custom Sort, atau menekan tombol C pada keyboard.

Setelah Anda memilih pilihan Custom Sort, Anda akan melihat kotak dialog Sort, seperti gambar berikut:

Kotak dialog Sort terdiri dari beberapa bagian, yaitu:

  • Sort by: Bagian ini memungkinkan Anda untuk memilih kolom pertama yang ingin Anda urutkan. Anda dapat memilih kolom berdasarkan nama atau nomor. Misalnya, Anda dapat memilih kolom Umur atau kolom B.
  • Sort On: Bagian ini memungkinkan Anda untuk memilih jenis data yang ingin Anda urutkan. Anda dapat memilih antara Values, Cell Color, Font Color, atau Cell Icon. Values berarti Anda mengurutkan data berdasarkan nilai atau teks yang ada di sel. Cell Color berarti Anda mengurutkan data berdasarkan warna sel. Font Color berarti Anda mengurutkan data berdasarkan warna font. Cell Icon berarti Anda mengurutkan data berdasarkan ikon yang ada di sel.
  • Order: Bagian ini memungkinkan Anda untuk memilih urutan pengurutan data. Anda dapat memilih antara Smallest to Largest, Largest to Smallest, A to Z, Z to A, atau Custom List. Smallest to Largest berarti Anda mengurutkan data dari yang terkecil ke yang terbesar. Largest to Smallest berarti Anda mengurutkan data dari yang terbesar ke yang terkecil. A to Z berarti Anda mengurutkan data dari yang awal alfabet ke yang akhir alfabet. Z to A berarti Anda mengurutkan data dari yang akhir alfabet ke yang awal alfabet. Custom List berarti Anda mengurutkan data berdasarkan daftar kustom yang Anda buat sendiri.
  • Add Level: Tombol ini memungkinkan Anda untuk menambahkan kolom kedua, ketiga, dan seterusnya yang ingin Anda urutkan. Anda dapat mengklik tombol ini, atau menekan tombol A pada keyboard.
  • Delete Level: Tombol ini memungkinkan Anda untuk menghapus kolom yang tidak ingin Anda urutkan. Anda dapat mengklik tombol ini, atau menekan tombol D pada keyboard.
  • Copy Level: Tombol ini memungkinkan Anda untuk menyalin pengaturan pengurutan dari kolom yang sudah Anda atur. Anda dapat mengklik tombol ini, atau menekan tombol P pada keyboard.
  • Options: Tombol ini memungkinkan Anda untuk mengatur opsi tambahan untuk pengurutan data, seperti mengurutkan data secara sensitif huruf besar dan kecil, atau mengurutkan data berdasarkan baris. Anda dapat mengklik tombol ini, atau menekan tombol O pada keyboard.
  • My data has headers: Kotak centang ini memungkinkan Anda untuk menentukan apakah data Anda memiliki judul kolom atau tidak. Jika data Anda memiliki judul kolom, Anda dapat mencentang kotak ini, atau menekan tombol H pada keyboard. Jika data Anda tidak memiliki judul kolom, Anda dapat tidak mencentang kotak ini, atau menekan tombol U pada keyboard.
  • OK: Tombol ini memungkinkan Anda untuk menerapkan pengurutan data sesuai dengan pengaturan yang Anda buat. Anda dapat mengklik tombol ini, atau menekan tombol Enter pada keyboard.
  • Cancel: Tombol ini memungkinkan Anda untuk membatalkan pengurutan data dan kembali ke data semula. Anda dapat mengklik tombol ini, atau menekan tombol Esc pada keyboard.

 

Langkah 4: Atur Kriteria Pengurutan Data

Selanjutnya, Anda bisa mengatur kriteria pengurutan data dengan menggunakan bagian-bagian yang ada di kotak dialog Sort. Berikut adalah langkah-langkah yang bisa Anda lakukan:

  1. Pada bagian Sort by, pilih kolom Umur dari dropdown menu.
  2. Pada bagian Sort On, pastikan Values terpilih.
  3. Pada bagian Order, pilih Largest to Smallest untuk mengurutkan dari yang tertua ke yang termuda.
  4. Klik Add Level untuk menambahkan kriteria pengurutan kedua.
  5. Pada kolom kedua, pilih kolom Pendapatan.
  6. Ulangi langkah 2 dan 3 untuk kolom Pendapatan, tetapi kali ini pilih Smallest to Largest.
  7. Jika Anda ingin menambahkan lebih banyak kriteria, klik Add Level lagi dan ulangi prosesnya.
  8. Setelah Anda selesai mengatur kriteria, klik OK untuk menerapkan pengurutan.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, data Anda akan diurutkan terlebih dahulu berdasarkan umur, kemudian pendapatan. Ini memungkinkan Anda untuk melihat siapa yang tertua dengan pendapatan terendah, atau siapa yang termuda dengan pendapatan tertinggi, dan seterusnya.

 

Kesimpulan

So teman-teman, langkah ini bukanlah tugas yang sulit jika Anda tahu caranya. Dengan fitur sort yang ada di Excel, Anda bisa mengatur data Anda dengan berbagai cara, sesuai dengan kebutuhan analisis Anda. Ingatlah untuk selalu memilih data dengan benar, membuka menu sort, memilih custom sort, dan mengatur kriteria pengurutan dengan teliti.

Dengan demikian, Anda bisa memanfaatkan Excel untuk membantu Anda bekerja dengan lebih efisien dan efektif.

Oke, semoga pembahasan ini bermanfaat dan bagi Anda yang ingin belajar lebih lanjut tentang Excel, gak perlu sungkan untuk bereksperimen dengan fitur-fitur lain yang ada untuk meningkatkan kemampuan Anda dalam mengolah data.

Selamat mencoba!

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *